Цифровизирането на архив и работата с дигитални документи дава възможност за оптимизиране на работните процеси, увеличаване на ефективността на служителите и повишаване качеството на обслужване на клиентите.
Намаляване на разходите
Опазване на околната среда
Продуктивност
Сигурност
PIC Computer изцяло работи в кооперация и партньорство с M&BM Ltd.
Цифровизация на архиви
При реализиране на проект "Цифровизация на архиви" се постига:
- Дигитализация на съществуващ архив;
- Интегриране на система за работа с новосъздадени документи;
- Web публикация и дистрибуция (опция);
- Интеграция на цифрова печатна техника;
- Управление и администриране на цифровият архив
Дигитализация на съществуващ архив
Функционалност и процеси
- Автоматично, полуавтоматично и ръчно сканиране на оригинали;
- Контрол на въвеждане на индексна информация за всеки документ;
- Контрол на реалното автоматизирано сканиране, качество на настройка с цел постигане на непрекъснат технологичен процес;
- Настройка на софтуерните продукти за сканиране, изграждане на базова автоматизация и оптимално натоварване на компютърното оборудване;
- Контрол върху качеството на изображенията и процеса на разпознаване на текст (OCR);
- Запис на готовите материали в среда за управление или дългосрочно съхранение с препратки за достъп до тях;
- Прехвърляне на документи от електронен носител и привеждането им във формат за управление, съхранение и публикация.
Организация на процесите
Този процес може да се извършва на територията на клиента или в Архивния център на M&BM.
Оперативни процеси:
- Физическо обработване на документите;
- Поставяне на допълнителни индекси – баркод;
- Сканиране;
- Индексиране
- Валидиране;
- Запис на документа в среда за управление.
Интегриране на система за работа с новосъздадени документи, като функционалност и процеси
- Създаване на WEB базирана платформа за управление – класифициране, споделяне и архивиране на електронни документи;
- Средата поддържа два типа на индексиране на документите съхранявани в него – мета данни (индекс полета), които се асоциират с определен тип документ и пълно текстово индексиране на съдържанието на документите;
- Търсене по строго специфични критерии в персонализирани мета – данни, така и като цяло в съдържанието на документите;
- Максимална достъпност до електронният архив – дефинирана йерархия и нива на достъп;
- Достъп до информация през всички широко разпространени приложения, WEB браузери (Http, Https), споделени сървъри, както и специализирано клиентско приложение, като например SharePoint;
- Интерфейсът се конфигурира и настройва според нуждите и специфичните изисквания за работа на клиента;
Управление и администриране на електронният архив
- Създаване, редактиране и заключване на потребители;
- Изграждане на йерархия и създаване на роли;
- Създаване, редактиране на групи потребители;
- Обработка на подадени заявки за достъп до документи извън обхвата;
- Над 100 конкурентни потребителя;
- Редактиране на различни видове настройки на приложението.
Управление
Управление на входяща кореспонденция
Цифровизиране на входящата поща(incoming mail)
- Всички документи се сортират, обработват и сканират
- Документите се класифицират според съдържанието, използва се интелигентна платформа/софтуер(OCR/ICR)
- Документите се индексират по предварително зададени индекси отговарящи на изискванията на ползвателя
- Всички създадени електронни документи са достъпни от системата на клиента
- Контрол върху качеството на изображенията и процеса на разпознаване на текст (OCR);
- Запис на готовите материали в среда за управление или дългосрочно съхранение с препратки за достъп до тях;
- Прехвърляне на документи от електронен носител и привеждането им във формат за управление, съхранение и публикация.
Предимствата от цифровизация на входящата поща
- Съкратено време за достъп до получена информация
- Съкратено процесно време – документите са достъпни до всички, които са ползватели на информацията, чрез индивидуален достъп
- Поддържане на минимални складови пространства - спестяване на място и пари
- Стандартизирани и оптимизирани процеси за работа с документите в компанията
Физически архив
- Съхраняване на архив в специално организирани за архивна дейност помещения;
- Система за въвеждане на физически архив;
- Система за търсене на документи – съобразена с изискванията на клиентите;
- Доставка на оригинални документи
- ISO 9001; 14001; 27001
- Сигурност
- Извозване
Офиси
Твоята количка